Kỹ thuật quản lí thời gian của người Đức - Ứng dụng Giờ Mở Cửa [Phần 2]
Hệ thống quản lý thời gian của người Đức – mà tôi gọi là ”Giờ Mở Cửa” (Öffnungszeiten) hoạt động thế nào?
Giờ mở cửa bán phở trên đây là tôi ví dụ cách người Đức đang vận hành xã hội (xem tại bài viết trước). Một cơ quan mà có một đống khung giờ làm khác nhau. Nhưng bạn có tự hỏi nguyên lí gì khi họ công bố các khung giờ này? Liệu họ chỉ đơn thuần bịa ra … cho vui?
Không, không!
Hãy để tôi giải thích việc người Đức áp dụng hệ thống này. Nó dựa trên việc tính toán rất đều đặn và chi tiết chứ không phải bừa bãi nhé!
Thứ nhất, người Đức hiểu rằng bạn làm việc 8 tiếng không có nghĩa là bạn kiếm được nhiều tiền hơn so với làm việc một tiếng.
Khu nhà ở của tôi có một cửa hàng bán đồ tạp hoá cho cư dân trong đó. Nó mở cửa hàng ngày, và chỉ mở cửa đúng 1 tiếng đồng hồ. Tại sao? Vì số lượng khách của họ cố định (chỉ trong khu đó) nên khó có thể tăng lên, do đó, dù mở cả ngày thì cũng chỉ có ngần đó sản phẩm được bán ra. Thế là họ qui định luôn chỉ mở 1 tiếng hàng ngày, cũng chính là khoảng thời gian có số người hay đến mua nhất.
Có mở thêm 7 tiếng nữa cũng gần như không tăng doanh thu mà! Tương tự, việc chúng ta cắt cử nhân viên làm một việc đủ 8 tiếng chưa hẳn sẽ làm tăng doanh thu của cửa hàng đó! Ban đầu Mik rất bực bội với cửa hàng này, vì cứ tối tối ai rủ đi chơi, là phải nghĩ coi ”Hôm nay có mua gì ở đó không ta? Phải đi chơi về sớm còn kịp mua đồ nhỉ?” Nhưng giờ nghĩ lại thấy họ đặt giờ hiệu quả đấy chứ?
Có thể bạn không biết rằng, đây là một trong lí do mà so với người Nhật, năng suất của người Đức vẫn cao hơn, dù họ làm ít hơn.
Thứ hai, tiết kiệm là quốc sách. Nếu đã đọc bài Số 1 không nhỏ ở Đức thì bạn hiểu người Đức không bỏ qua bất cứ cơ hội nào để tiết kiệm thêm, dù nhỏ bé bằng 1 giờ mở cửa.
Bạn sẽ dễ dàng thấy các ngày trong tuần, hoặc tháng trong năm, họ thay đổi giờ mở cửa chênh nhau dù chỉ một tiếng (ảnh dưới).
Mới tháng trước thôi, thư viện trường tôi vừa tuyên bố giảm số giờ mở cửa để … tiết kiệm điện. Họ đo đạc số người sử dụng dịch vụ ở mọi thời điểm. Sau đó thống kê xem những thời gian nào ít người dùng nhất để cắt giờ mở cửa lúc đó. Trong thông báo của mình, họ ghi rõ với mức bỏ bớt số giờ mở cửa này, họ sẽ tiết kiệm được bao nhiêu tiền điện.
Hai cách trên tính toán dựa trên nguyên tắc là chỉ làm việc vào lúc thu được nhiều khách nhất. Đồng thời, bỏ những khung thời gian ít khách nhất để tiết kiệm tiền điện, tiền nhân viên, tiền dịch vụ… (Quy tắc 80/20).
Nhưng tư duy của họ không dừng lại đơn giản như vậy. Ngoài việc hiểu thực tế đang diễn biến ra sao, họ còn đi sâu vào phân tích lí do của việc tăng giảm lượng khách, từ đó họ điều chỉnh giờ mở cửa. Tôi gọi đây là quy tắc tính toán thứ ba: hiểu rõ thiên thời địa lợi nhân hoà.
Tương tự với bức ảnh trong bài trước về thay đổi giờ bán hàng theo tháng, thì giờ mở cửa ở đây thay đổi theo mùa ở khu vực và theo sự kiện trong năm. Và như đã nói, nó cũng chỉ chênh lệch khoảng 1 tiếng với nhau. Giờ mở cửa này dựa vào việc ở các tháng trong năm, mặt trời lặn sớm hơn hay muộn hơn mấy tiếng (ảnh hưởng tới số lượng khách). Còn con người thì đi nghỉ lễ nhiều hơn hay ít hơn ở các tháng khác nhau.
Đó là lí do mà bạn sẽ thấy giờ mở cửa ở nhiều nơi ở Đức có khác biệt giữa thứ hai và thứ sáu, giữa mùa đông và mùa hè, giữa phía Bắc và phía Nam. ”Đơn giản” đúng không?
————————-
Với những người đi làm đủ 8 tiếng, cách làm của họ cũng được áp dụng phương thức timeboxing thay vì làm dàn trải như các nơi khác. Hãy nâng cao thêm ở phần phân tích dưới đây nhé!
Chuyển đổi là mất thời gian
Bạn nghĩ sao nếu một bà nội trợ làm việc kiểu này: là một cái áo xong – rồi quay sang lau một mét vuông nhà – sau đó là thêm một cái áo ở đó – rồi quay sang lau thêm một mét vuông nhà nữa.
Nghe có vẻ sai sai nhỉ? Nhưng thực tế là chúng ta đều đang làm việc theo cách đó! Và hài hước là chúng ta không nhận ra làm thế là không năng suất! Hãy nhìn vào cách làm việc của một cơ quan thông thường mà ta biết: Mở cửa từ 9g -18g. Và điều này có nghĩa là khi bạn tới đây, tất cả các nhân viên sẽ cùng làm tất cả các dịch vụ mỗi khi khách yêu cầu. Bạn tới và yêu cầu họ làm một dịch vụ A, người đến sau bạn yêu cầu dịch vụ giấy tờ B, rồi người tiếp theo lại yêu cầu làm cái A.
(Cách làm 1). Việc này rất bị động và công ty sẽ chạy đôn chạy đáo để làm từ dịch vụ A, sang dịch vụ B rồi trở về dịch vụ A. Mà bạn biết đấy, mỗi dịch vụ sẽ cần chuẩn bị các loại giấy tờ, dụng cụ khác nhau và phải dọn dẹp để đổi sang đầu việc khác. Thậm chí dù vẫn là một nhân viên phục vụ, nhưng người đó cũng phải mất thời gian nghĩ lại xem tiếp theo cần phải làm những gì. Mỗi lần chuyển đổi như vậy sẽ khiến bạn lại quay lại chuẩn bị từ đầu.
Người Đức không làm thế. Với họ, mỗi khung giờ mở cửa tương ứng với một nhiệm vụ làm việc trong cơ quan đó (xem bài trước để hiểu rõ). Họ qui định là chỉ làm một dịch vụ A (hoặc nhóm dịch vụ A có chung sự chuẩn bị) trong một khung thời gian trong ngày, sau đó dừng hẳn và chỉ làm dịch vụ B ở khung thời gian tiếp theo (Cách làm 2).
Khách hàng muốn làm cái nào phải theo dõi giờ mở cửa của cái đó. Họ hiểu rõ là: khi bà nội trợ kia lau nhà, phải dọn đống quần áo và bàn là đi đã. Khi muốn là quần áo, phải cất cây lau và chậu giặt đi đã. Việc chuyển đổi liên tục sẽ mất vô cùng nhiều thời gian chuẩn bị và dọp dẹp.
Hình dưới đây mô tả sự tốn kém và mất thời gian của cách làm thông thường so với cách Giờ Mở Cửa ở Đức.
2. Sự bị động và tốn kém của cách chúng ta đang làm việc
Thứ nhất, điều này có nghĩa là cách làm việc thông thường mang tính bị động cho người làm việc. Trong khi đó, việc bạn chỉ mở thời gian cho một việc cụ thể, và chỉ cho phép người khác tham gia vào ở khung giờ cụ thể đó khiến bạn làm thoăn thoắt các thao tác. Điều đó làm tăng năng suất vì bạn không bị gián đoạn bởi các việc khác nhau, não sẽ tập trung hơn và thuần thục hơn vì chỉ phải ghi nhớ một chu trình nhất định trong khung thời gian đó, như thế sự chính xác cũng cao hơn (Người Đức nổi tiếng vì độ chính xác cao đấy nhé).
Thứ hai, nếu chỉ ghi từ 8g-18g thì nhân viên sẽ cảm thấy có cả một ngày dài để làm việc, họ sẽ có lí do để trì hoãn. Kiểu như đến cuối ngày mới dốc sức chạy việc, và cả ngày chỉ làm được có một việc. Nhưng khi tiến hành đóng khung thời gian theo cơ chế chỉ làm một việc A trong một khung thời gian, họ buộc phải có ý thức tập trung cao trong đúng khung thời gian đó để nhanh chóng hoàn thiện. Và vì quãng thời gian được chia nhỏ, họ sẽ nhìn được thành quả ngay tức khắc, tạo động lực để đo lường và nhận ra hiệu suất của bản thân. Nếu việc đóng khung này được triển khai thành giờ làm việc cố định như cách người Đức công bố Giờ Mở Cửa, thì buộc người làm phải hoàn thiện nhiều việc khác nhau trong cùng một ngày.
Đây là một trong những lí do mà người Đức áp dụng mô hình này cho tất cả các cơ quan, công ty, và mạng lưới ấy lại càng hỗ trợ nhau nâng năng suất. Vì khi cả xã hội cùng tôn trọng hệ thống giờ mở cửa của các nơi khác nhau, thì sẽ chủ động hợp tác với yêu cầu của các dịch vụ ấy, đồng thời tự lên lịch cá nhân để ăn khớp với cơ chế chung. Đây chính là điểm khó làm, áp dụng phương thức này cho cá nhân thì dễ nhưng áp dụng cho toàn xã hội lại không đơn giản.
Phần 1: Tại sao Việt Nam cần học phương thức quản lí thời gian của Đức? – Ứng dụng Giờ Mở Cửa
Phần 2: phương pháp Giờ Mở Cửa ở Đức
Phần 3: Ứng dụng cho cá nhân
Phần 4: Ứng dụng cho Doanh Nghiệp